Istotę biznesu stanowi zawieranie różnego rodzaju umów. Warto zatem przyłożyć do tych czynności odpowiednią staranność, tak by odbywały się one w sposób bezpieczny dla twojej firmy. Źle zawarta umowa może rodzić niekorzystne konsekwencje na gruncie prawnym, w tym finansowe, podatkowe, administracyjne, czy nawet karne.
Na początku sprawdź trzy ważne formalnie kwestie wstępne:
1) czy twój kontrahent w ogóle istnieje, a więc czy może ważnie zawierać umowy,
2) w jakim jest stanie formalnoprawnym i finansowym oraz
3) kto może w jego imieniu podpisywać umowy.
Podstawowej weryfikacji w tej mierze możesz dokonać samodzielnie, korzystając z dwóch portali rządowych:
- Wyszukiwarka KRS – w wypadku spółek prawa handlowego i innych podmiotów instytucjonalnych (stowarzyszeń, fundacji itd.), tudzież
- Przeglądanie wpisów | Ceidg.gov.pl – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – w wypadku jednoosobowych działalności gospodarczych lub spółek cywilnych.
W pierwszym wypadku masz możliwość, o ile partner handlowy istnieje, pobrania jego odpisu KRS. Na jego podstawie ustalasz m.in. kiedy został zarejestrowany, jakie ma dane identyfikacyjne – adres, numery KRS, NIP i REGON, jaki ma kapitał zakładowy (akcyjny), kto go reprezentuje i na jakich zasadach (np. skład zarządu i sposób reprezentacji – łączny lub samodzielny), ilu i jakich, łącznych lub samodzielnych, prokurentów umocowano, a nadto, o ile zachodzą, o zaległościach, wierzytelnościach, upadłościach, umorzeniu egzekucji wobec niemożności uzyskania z niej należności wyższych od kosztów egzekucji, kuratorze, likwidacji, unieważnieniu lub rozwiązaniu.
Z kolei w drugim wypadku możesz pobrać odpis z CEIDG twojego kontrahenta, o ile prowadzi on działalność gospodarczą, który umożliwia ustalenie m.in. kiedy dana osoba zarejestrowała tę działalność, jakie ma dane identyfikacyjne – adres, numery NIP i REGON, czy działalność gospodarcza nie została zawieszona, zaprzestana lub wykreślona, czy dana osoba pozostaje we wspólności małżeńskiej lub spółce cywilnej, czy ustanowiono zarząd sukcesyjny, nałożono na przedsiębiorcę zakazy lub objęto go postępowaniami upadłościowym, naprawczym lub restrukturyzacyjnym.
Powyższe informacje należy bezwzględnie sprawdzić, nim w ogóle przystąpisz do nawiązywania jakichkolwiek relacji handlowych z kontrahentem, w tym zwłaszcza podpisywania z nim jakichkolwiek umów. Następne kroki bezpiecznego zawierania umów opiszemy w kolejnych wpisach na blogu.